Temario: Microsoft Excel
Despliega cada bloque para estudiar el contenido. Después practica con el test de 20 preguntas reales.
4.1 Interfaz y conceptos básicos
Libro, hoja, celda, columna, fila, rango
Un libro de Excel es el archivo completo (.xlsx). Contiene una o varias hojas de cálculo (pestañas en la parte inferior).
Cada hoja tiene columnas (letras: A, B, C... XFD — 16.384 columnas) y filas (números: 1, 2, 3... 1.048.576 filas).
Una celda es la intersección de una columna y una fila. Se identifica por su referencia: A1, B5, Z100. La celda activa se muestra en el Cuadro de nombres.
Un rango es un conjunto de celdas contiguas. Se escribe con dos puntos: A1:D10 (rectángulo desde A1 hasta D10). Con punto y coma: A1;D10 (solo esas dos celdas).
Barra de fórmulas: muestra el contenido de la celda activa (valor o fórmula). Se puede editar directamente ahí. Para confirmar: Intro. Para cancelar: Esc.
La extensión de los archivos Excel 2007+ es .xlsx. El formato con macros es .xlsm. El antiguo formato es .xls.
4.2 Fórmulas y funciones básicas
SUMA, PROMEDIO, SI, BUSCARV y más
Toda fórmula empieza con el signo =. Los operadores son: + (suma), - (resta), * (multiplicación), / (división), ^ (potencia).
Referencias relativas (A1): se ajustan al copiar la fórmula. Referencias absolutas ($A$1): no cambian al copiar (se fijan con F4). Mixtas: $A1 o A$1.
=SUMA(A1:A10) · Suma el rango A1 hasta A10
=PROMEDIO(B1:B20) · Calcula la media aritmética
=SI(A1>100;"Aprobado";"Suspenso") · Si A1 mayor que 100 muestra "Aprobado", si no "Suspenso"
=BUSCARV(E1;A1:C100;3;FALSO) · Busca E1 en la 1ª columna del rango, devuelve la 3ª columna, coincidencia exacta
=CONTAR(A1:A20) · Cuenta celdas con números · =CONTARA() cuenta celdas no vacías
=MAX(A1:A10) · Valor máximo · =MIN(A1:A10) · Valor mínimo
La función SI tiene 3 argumentos: condición lógica; valor si verdadero; valor si falso. Los textos van entre comillas dobles.
BUSCARV (Búsqueda Vertical): busca un valor en la primera columna de una tabla y devuelve un valor de otra columna de la misma fila. El 4º argumento: FALSO = exacto, VERDADERO = aproximado.
4.3 Formato de celdas y formato condicional
Tipos de dato, formato numérico, formatos visuales automáticos
Tipos de datos en Excel: número, texto, fecha/hora, valor lógico (VERDADERO/FALSO), fórmula. Los números se alinean a la derecha por defecto; el texto a la izquierda.
Formato de celda (Ctrl+1): permite elegir formato numérico (número, moneda, contabilidad, porcentaje, científico, texto, fecha, hora...), alineación, fuente, bordes y relleno.
Formato condicional (Inicio → Formato condicional): aplica formato automático según reglas (ej. colorear de rojo las celdas con valor menor de 50). Opciones: resaltar reglas de celdas, barras de datos, escalas de color, conjuntos de iconos.
Combinar y centrar: une varias celdas en una sola. Inicio → Combinar y centrar. Útil para títulos. Atención: solo conserva el contenido de la celda superior izquierda.
Ajustar texto: si el texto es más largo que la celda, Inicio → Ajustar texto hace que se muestre en varias líneas dentro de la celda en lugar de desbordarse.
4.4 Gráficos
Tipos de gráfico, insertar y modificar
Tipos de gráfico más importantes: columnas/barras (comparar categorías), líneas (tendencias en el tiempo), circular/sectores (porcentajes del todo — no comparar entre sí), dispersión XY (correlaciones), área.
Para insertar un gráfico: seleccionar los datos → Insertar → grupo Gráficos → elegir tipo. Aparece el gráfico y la pestaña Diseño de gráfico en la cinta.
Partes del gráfico: área del gráfico (todo), área de trazado (donde están los datos), ejes X e Y, series de datos, leyenda, título del gráfico, etiquetas de datos, líneas de cuadrícula.
Gráfico circular: solo puede representar una serie de datos. Muestra porcentajes. Las etiquetas de datos pueden mostrar el porcentaje directamente. No usar para comparar tendencias.
Mover gráfico: Diseño de gráfico → Mover gráfico. Opciones: hoja nueva (en su propia hoja) o como objeto en una hoja existente.
4.5 Filtros, ordenar y tablas
Autofiltro, ordenación y tablas de Excel
Ordenar datos: Datos → Ordenar. Se puede ordenar por una o varias columnas, ascendente o descendente. También hay botones de acceso rápido en la cinta.
Autofiltro: Datos → Filtro (o Ctrl+Mayús+L). Añade flechas desplegables en los encabezados de columna. Permite mostrar solo las filas que cumplen la condición seleccionada.
Filtro avanzado: permite filtrar con criterios más complejos definidos en un rango de la hoja (incluidos criterios Y / O entre columnas).
Tablas de Excel (Insertar → Tabla o Ctrl+T): convierten el rango en una "tabla inteligente" con filtros automáticos, filas alternas de color, y fila de totales con fórmulas automáticas.
Quitar duplicados: Datos → Quitar duplicados. Elimina filas completamente duplicadas o duplicadas en columnas seleccionadas. Muy útil para limpiar datos.
4.6 Tablas dinámicas básicas
Crear, configurar y actualizar tablas dinámicas
Las tablas dinámicas (pivot tables) permiten resumir, analizar y explorar grandes volúmenes de datos de forma interactiva sin escribir fórmulas.
Crear tabla dinámica: seleccionar datos → Insertar → Tabla dinámica. Se abre en una nueva hoja (por defecto). Panel de campos a la derecha.
Áreas de la tabla dinámica: Filtros (filtran todo el informe), Columnas (encabezados de columna), Filas (etiquetas de fila), Valores (datos que se calculan — suma, cuenta, promedio...).
Actualizar tabla dinámica: botón derecho → Actualizar, o Analizar → Actualizar. Necesario cuando cambian los datos de origen.
Los segmentadores (slicers) son botones visuales para filtrar la tabla dinámica de forma intuitiva. Analizar → Insertar segmentación de datos.
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